Kuten suuri osa rotujärjestöistä, Bullmastiffit ja Mastiffit ry (BMM) on hyödyntänyt digitaalisia palveluita eri tavoin jo useita vuosina. Syyskuussa hallitus on pohtinut, kuinka paikkariippumatonta tiimityötä, sähköistä viestintää, hakukonemarkkinointia ja yhdistyksen itse hallinnoimia pilvipalveluita voisi kehittää tulevaisuudessa. Tavoitteina ovat kustannustehokkuus, sujuvuus sekä tietoturvallisuus.
Sekä Google Workspace että Microsoft 365 tarjoavat monipuolisia ratkaisuja yhdistysten, kuten rotujärjestöjen, käyttöön. Molemmat palvelut mahdollistavat esimerkiksi asiakirjojen yhteiskäytön, oman domainin sähköpostipalvelut, kalenterit ja jaetut kalenterit, toimisto-ohjelmistot, videopuhelut ja pilvitallennustilan. Näiden syiden vuoksi valinta rajattiin näihin kahteen markkinajohtajaan.
Monet yhdistykset, mukaan lukien BMM, ovat perinteisesti käyttäneet yksityishenkilöille tarkoitettuja Gmail-osoitteita yhdistyskäytössä. Tämän vuoksi siirtyminen Google Workspaceen tuntui luonnolliselta, sillä yhdistykselle hankitun palvelupaketin toimintalogiikka sähköpostin, kalenterin ja pilvitallennustilan osalta on pääosin sama kuin yksityishenkilöiden käyttämissä palveluissa (Gmail, Drive, Calendar). Lisäksi Google tarjoaa voittoa tavoittelemattomille yhdistyksille palvelut maksutta. Yhdistys saa myös käyttöönsä noin 9000 euron budjetin hakukonemarkkinointiin joka kuukausi. Tätä tullaan käyttämään erityisesti jäsenhankintaan ja yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen.
Ensimmäisessä vaiheessa rotujärjestön sähköpostit on siirretty Google Workspace -alustalle. Yhdistykselle ja hallitukselle voi lähettää sähköpostia nyt osoitteeseen info@mastiffit.com. Eri palveluihin, kuten lehden valmistamiseen, liittyvät osoitteet löydät verkkosivultamme. Jos olet itse parhaillaan yhdistyksen luottamustehtävässä ja tarvitset tehtäviesi vuoksi sähköpostiosoitetta, voit tehdä pyynnön (etunimi.sukunimi@mastiffit.com tai muusta osoitteesta) lähettämällä viestin vastaanottajalle viestinta@mastiffit.com.
Pitkäjänteisen toiminnan ja tietosuojan kannalta tärkeää on, että kaikki verkkoon tallennettavat tiedot säilytetään jatkossa yhdistyksen omassa pilvipalvelussa, eikä yksittäisten Google-tilien hallinnassa. Keskitetty hallinta lisää tietoturvaa: toimihenkilöiden tai hallituksen vaihtuessa vanhoja sähköposteja ei tarvitse siirtää uusille henkilöille. Sen sijaan heille voidaan luoda omat tilit tai vaihtaa jaettujen postilaatikoiden salasanat nopeasti keskitetysti yhdistyksen tietohallinnon kautta.
Digitaalisten palveluiden tarjoamat mahdollisuudet ja yhdistykselle saatavat kustannussäästöt ovat hallitukselle tärkeitä ja ne on siksi asetettu korkealle prioriteettilistalla. Digipalveluiden ensisijaisuutta arvioidaan jatkossa aina, kun se on mahdollista ja sopivaa.